Licences, une nouvelle donne

La FFF poursuit sa politique de numérisation des procédures administratives. Une étape supplémentaire sera franchie pour la saison prochaine avec de nouveaux formulaires de renouvellement, l’accord « dématérialisé » et les photos numérisées. Explications :

Photo : Encore du neuf au niveau des licences où le cachet du médecin disparaît et ou la photo numérisée fait son apparition.

La saison dernière avait été riche en évolutions et les secrétaires de tous les clubs peuvent en témoigner sans peine. Celles qui sont annoncées là arrivent dans le prolongement de la gestion informatique des licences. Le premier changement important concerne le certificat médical qui, dès la saison prochaine, ne figurera plus sur la licence, mais sur la demande de licence ou le formulaire de renouvellement. En clair, tout sera désormais contrôlé par la ligue, la signature comme le cachet du médecin signataire ce qui évitera une grande vague de réserves déposées sur la qualification d’un joueur à propos du certificat médical. A compter du 10 mai, les formulaires de renouvellement des licences seront remis aux clubs. Ces formulaires seront pré-remplis à partir des informations existantes, ou vierge pour les nouveaux joueurs. Le formulaire en lui-même change également puisqu’il s’agira désormais d’un document format A3 recto-verso. Outre la signature du médecin qui devra figurer dessus, ce formulaire comprendra également toutes les informations sur les garanties de l’assurance. Chaque joueur qui signera sa licence reconnaîtra de fait avoir pris connaissance de ces informations ce qui évitera tout litige a posteriori.

Ailleurs déjà

Il faut savoir que toutes les ligues métropolitaines, à l’exception de la Bretagne et de l’Alsace, avaient déjà adopté cette évolution dès la saison dernière. La Ligue d’Alsace avait, de son côté, décider de temporiser face aux nombreux changements déjà en marche la saison dernière. Une fois les formulaires éventuellement modifiés en cas de changement d’adresse par exemple, une fois qu’ils auront été signés par le licencié et par le médecin, ils devront être scannés et entrés dans le système « Footclubs ». Quant aux formulaires « papier », ils devront être conservés par les clubs à la fois pour attester de la prise de connaissance des garanties, mais aussi, en cas de perte de la licence, pour pouvoir faire évoluer un joueur dans la mesure où le document vaudra certificat médical. Si un joueur quitte son club, il convient de lui remettre son formulaire pré-rempli.

Avec les photos

L’autre grande nouveauté de la saison à venir est l’introduction de la photo numérique qui sera imprimée sur la licence. Mais attention, il s’agira d’une saison de transition dans ce domaine sans obligation formelle. Par contre, la photo numérisée sera obligatoire à compter de la saison 2011-2012. Elle sera valable deux ans pour un jeune et cinq ans pour un senior. Via « Footclubs », la photo accompagnera le dossier du joueur même s’il change de club entre temps. Les photos pourront être introduites dans le système de deux façons : soit en utilisant un scanner avec des photos d’identité sur papier ou en utilisant un fichier numérique après avoir photographié soi-même les joueurs. A la sortie, la licence, pour l’heure, conservera sa forme actuelle avec photo imprimée ou non (et un rabat) à l’exception du cachet du médecin qui n’y figure plus.

Accord dématérialisé

Dernière évolution, la disparition du formulaire papier pour « l’accord du club quitté ». Désormais, hors période, c'est-à-dire à compter du 2 juillet, l’accord de quitter le club sera donné numériquement après que le club se soit vu adresser la demande par le nouveau club du joueur. Rappelons qu’à compter de la saison prochaine, tous les joueurs, à partir des U14 (inclus) auront besoin d’un accord pour changer de club hors « période normale ». A la sortie, et compte tenu du fait que la Ligue va devoir contrôler désormais toutes les licences (alors qu’auparavant seules les nouvelles licences ou celles issues d’un changement de clubs étaient vérifiées), elles ne seront délivrées aux clubs que beaucoup plus tard qu’habituellement. Néanmoins, dans la mesure où elles ne doivent pas être signées par le médecin, les clubs n’en auront une utilité concrète qu’au moment de la reprise de la compétition, il n’y a aucune raison de s’inquiéter.

(Deux réunions d’information sont prévues le lundi 10 mai au cours desquelles les clubs recevront les formulaires de renouvellement de leurs licences pré-remplis. Elles auront lieu à Pfastatt, dans la salle polyvalente, Route de Kingersheim pour le Haut-Rhin, et au siège de la LAFA à Strasbourg-Hautepierre pour le Bas-Rhin, à partir de 20h)


Stéphane Heili

>> Edition de nouvelles licences ~ Date limite le 19 avril ! <<

----- Numérisation, mode d’emploi -----

1. Les photos

Vous avez la possibilité de scanner les photos d’identité grâce au scanner acquis lors du déploiement informatique ou alors de prendre les photos de vos licenciés à l’aide d’un appareil photo numérique ou d’un téléphone portable. Dans tous les cas, les photos doivent respecter certains critères pour pouvoir être introduites dans Footclubs :
- Numérisation photos à partir du scanner Epson V30 (Doc PDF)
- Critères d’acceptabilité des photos d’identité (Doc PDF)

2. Numérisation des demandes de licences

Avec l’apposition du certificat médical sur le formulaire de demande de licence, vous allez désormais devoir scanner et introduire dans Footclubs toutes les demandes, renouvellements compris. En effet, ce n’est qu’après contrôle par la Ligue que pourra vous être délivré la licence. Conscient de la charge de travail que cela représente pour les secrétaires des clubs, nous vous encourageons à numériser toutes vos demandes de licences en une seule fois grâce à la technique suivante :

- Procédure de numérisation des demandes de licence (Doc PDF)
- Télécharger le logiciel PDF-XChange Viewer

(c) LAFA - avril 2010